毎日会社と交流する人々にとって、受付係は彼らが定期的に見る唯一の人かもしれません。
受付係は、すべてのことについて少し手を出しています。 彼女は、顧客、顧客、そして訪問者に挨拶し、彼らが行く必要のある場所にそれらを向ける。 彼女は一般的な電話や電子メールの問い合わせに答え、可能なときに解決策を提供し、残りを適切な従業員に転送します。 彼女は荷物の到着など重要な出来事を追跡し、適切な担当者に通知します。 しかし彼女の本当の重要性は彼女の特定の義務を超えています。 彼女は会社の中で統一的なつながりとして働いています、そして多くの点で彼女は会社の人間の顔です。
第一印象
第一印象はビジネスにおける強力な推進力であり、クライアントまたは一般の人々が直接会って会社を訪問すると、受付係が最初に会う従業員になる傾向があります。 それは彼女をとても重要にします。 彼女の外見、マナー、知識および有用性は会社全体に反映されています。 優秀な受付係はこの役割を理解し、責任を心地よく感じなければなりません。 彼女は忙しい時期や悪い日にさえも、常に前向きなイメージを投影し、人々を歓迎するように努める必要があります。
幅広い知識
ほとんどの従業員は自分の仕事に集中しており、通常、会社の他の場所で何が起こっているのかを知る必要はありません。 ただし、受付係は組織全体の人々と広く対話しており、通常、発生するすべてのことについて少なくともある程度の認識を持っています。 このレベルの情報は、会社の他の部分から情報を入手したりサポートを受けたりする必要があるが、どこを探すべきかわからない人にとって、彼女を貴重なリソースにします。 受付係は、自分がどこへ行っても、この幅広い知識ベースを自分と一緒に持っていきます。
一点接触
時々受付係が彼女の会社と顧客、見込み客およびニュースレポーターを含む公衆のメンバーとの間の唯一の接点となる。 ほとんどの人は通常、彼女が提供する情報に疑問を呈することはありません。そのため、その情報のいずれかが誤っていると、会社はそれがすでに何らかの損害を引き起こすまでそれを修正する機会がないかもしれません。 これは、受付係が最初に良い情報を持っていることを会社の利益にとって非常に重要にします。 彼女は、情報を提供する前に情報を検証する時期について、常に最新の情報に更新し、明確にアドバイスを受ける必要があります。
手の余分なペア
受付係の万能の職務と会社のさまざまな部分に対する彼女の精通度は、仕事をする必要があるオフィスの周りの一般的な仕事を手助けするアシスタントとして彼女を非常に貴重にします。 彼女は、ビジネスランチの計画、郵送のための荷物の準備、休憩室の掃除、補給室の仕入れ、壊れた機械や機器の修理のための仕入先への電話などの仕事を手伝うことができるかもしれません。 ある状況では、彼女は自分の仕事でより上級の従業員を助け、仕事をより深く学び、最終的な昇進のための良い見込み客になることさえできるかもしれません。
