メモをドラフトするときは、何も省略しないように注意してください。
オフィス間メモはぎこちない形式のように思えるかもしれませんが、それは今後の会議やエキサイティングな新しいプロジェクトについてのオフィスの同僚に言葉を広めるためにあなたの最善の策かもしれません。 それはビジネスレターほど正式ではなく、至福に短く、そしてあなたのデスクトップから書いて送るのが簡単です。 標準形式は明確でわかりやすいものです。通常のヘッダーから始め、いくつかの簡潔な段落で実質的な情報を提供します。 添付ファイルとして使用するために、上司が注文した詳細レポートなど、長い文書を保存します。
フォーマットに関しては伝統を守りましょう。 通常のヘッダ行を使ってメモを開きます。 それらを左マージンと同じ高さに保ち、それらをダブルスペースします。 "To"行には、あなたが書いているすべての人の名前を含めてください。 メモの受信者が認識されているグループの場合は、「マーケティング部の担当者」などのグループ名を使用してください。 あなたのフルネームを "From"の行に入れてから、メモを書いている日付を "Date"の行に追加してください。
「件名」行でメモのヘッダーセクションを完成させます。 これはメモのトピックまたは目的であり、それはあなたの聴衆には直ちに明らかなはずです。 件名に特定の言語を使用してください。「第3四半期の売上高」は、「売上情報」よりもメモ受信者にとって有益です。
メモの段落を左端と同じ高さになるようにブロック形式で書きます。 メモが上司の情報要請に応えたものであるか、イベントや新しい方針によって促されたものである場合は、すぐに読者に知らせてください。 「先週のスタッフ会議でのディスカッションに従ってください」または「このメモは、Smithプロジェクトのフェーズ3に関する詳細についての経営陣の要求に対応しています」などのリードイン句を使用してください。 最初の段落を使用してトピックを紹介し、必要に応じて簡単な背景を説明します。
あなたのメインメッセージと一緒に2つか3つの簡潔で有益な段落を書きなさい。 グラフィックスが含まれている場合は、グラフィックスが何を表しているのかが読者にはっきりわかるように、テキストにそれらを記載します。 「月曜日の会議室での会議で上司とスミスプロジェクトに対するチームの取り組みの状況について話し合う準備をしてください」などの必要なフォローアップ行動または期待を持ってメモを完成させます。
メモの一番下に、メモに添付している添付ファイルをすべてリストします。忘れずに添付してください。
メモを校正して、送信する前に修正して、すべての人に見てもらうようにします。 ファイルのコピーを印刷することを忘れないでください。 メモの紙のコピーを配布する前に、上部の "From"行にあなたのタイプした名前の後にあなたのイニシャルを書いてください。
