通信を送信するだけでは不十分です。 メッセージも受信して理解する必要があります。
企業が行う2つの最大の通信エラーは、通信が行われていると仮定していることと、メッセージが通過したと仮定していることです。 何かを言ってもコミュニケーションとしての資格はありません。 重要なメッセージを長いメモに埋め込むのも同様に効果がありません。 職場でのコミュニケーションは非公式または公式であり、メッセージが重要であればあるほど、それを伝達する方法はより公式になります。少なくとも、一部の企業が最善のアプローチであると考えることが多いのです。 実際には、最も重要なメッセージは複数の方法を組み合わせて配信する必要があります。
形式的および非公式の方法
会議、プレゼンテーション、および企業メモは正式なコミュニケーション方法です。 電子メール、インスタントメッセージ、および廊下での会話は非公式の方法です。 重要な企業指令はしばしば企業メモを通じて伝達されます。 残念ながら、誰もがそれらを読むわけではありません。 また、過去のいくつかのメモで募金活動、駐車場の閉鎖、ボランティア活動に関する情報が伝達されている場合、次のメモは無視される可能性があります - たとえメッセージが従業員の目標や目的にとって重要であっても。 そのようなメモは会議や他のアプローチでフォローアップされるべきです。
コミュニケーション計画
単一の観点（送信者の観点）に基づいて情報を伝達することは、受信者が同じように考えられている場合にのみ成功します。 エンジニアや情報技術の専門家は、技術用語を使用する傾向があります。 金融専門家は数字を話します。 生産計画担当者はスケジュールに焦点を当てています。 3人の受信者すべてを対象とした通信は、それらすべてに到達するように構成する必要があります。 これには計画が必要です。 戦略的にコミュニケーション計画に取り組む組織は、より成功したコミュニケーションが生み出されるでしょう。
コンテンツを観客に合わせる
メッセージの内容を対象読者に合わせることが重要です。 エグゼクティブ向けのコミュニケーションは簡潔で適切なものでなければなりませんが、エンジニア向けのコミュニケーションは詳細を必要としません。 英語でネイティブではない話者に向けられている情報は、単純な文の構造と一般的な単語を使用するべきです - 英語の教授が見たいと思うことは全くありません。 職場では、コミュニケーションのトーンは常にプロフェッショナルでなければなりません。
配送方法
電子メールは同僚を最新の状態に保つための効果的なツールです。 しかし、職場の電子メールは蓄積する可能性があり、1つのメッセージが他の100の中間で簡単に迷子になる可能性があります。 特にコンテンツが進化してきた長いEメールチェーンに対応する場合は、明確な件名を作成するのに役立ちます。 電子メールを電話でフォローしたり、同僚の机に歩いたりすることも、メッセージを確実に受信し、読んで理解するための鍵となります。 重要なチームの更新は、リーダーやチームメートが簡単にアクセスできる静的なオンラインサイトに投稿されていると、より適切に伝達されます。
